5. vinkkiä helpottamaan työkiirettä

– Mitä kuuluu? 
– Puuh, kauheasti tekemistä ja kiirettä.

Onko se niin? Onko minulla oikeasti kiire, vai olenko vain huono organisoimaan? Onko kiire vain tunne, jota lietson ja saan itseni stressitilaan ajattelemalla kiirettä? Työpäivän tunnit eivät tunnu riittävän kaikkien asioiden hoitamiseen. Aloitan seuraavan päivän aina pitkällä to do -listalla, jota yritän suorittaa kiivaasti päivän mittaan alta pois. Samalla huomaan poukkoilevani tuoreimpien meilien kimppuun, hoidan vähän tätä, sitten vähän tuota… Tällainen toiminta ei ole tehokasta ja olenkin pyrkinyt löytämään keinoja tehokkaampaan järkevämpään toimintamalliin. Vierastan sanaa tehokas, koska se tehokkuuden tavoittelu kuulostaa kauhean vaativalta ja korkealta rimalta, jonka vain valioyksilöt saavuttavat. Toivon, että jokainen itseään kunnioittava työntekijä yrittää tehdä työpaikalla parhaansa ja sen pitäisi riittää. En kestä sitä asennetta, että työpaikalla käydään vain olemassa, että saadaan se kuukausipalkka tilille. “En osaa tätä, joten en sitten tee.” Jos ajattelisin samoin, en tekisi puoliakaan mun työtehtävistä. Tietynlainen yrittäjäasenne työssä kuin työssä on paikallaan, silloin pelaa työnantajan kanssa samaan maaliin ja se on parhaimmillaan todella palkitsevaa. Koen itse, että työn tekeminen on mielekkäämpää silloin kun itse osallistuu siihen. Teen parhaani siinä, että firma menestyy mahdollisimman hyvin. Mietin keinoja miten voisin tehdä työni paremmin, että meillä menisi paremmin.

Olen pyrkinyt tietoisesti eroon jäätävästä multitaskaamisesta. Välillä onnistuneesti, välillä vähemmän onnistuneesti. Multitaskaaminen ei ole tehokasta, vaan ihan älyttömän kuormittavaa. Väittäisin, että jos teet 10 tunnin tai sitä pidempiä työpäiviä, et ole puoltakaan tuosta ajasta tehokas.

Yllättävänkin pienillä muutoksilla se kiireen tuntu pääkopassa rauhoittuu. Nykyään jos aloitan jonkin keskittymistä vaativan työtehtävän, suljen facebookin, sähköpostiohjelman ja laitan puhelimen äänettömälle. Työskentelen yhtäjaksoisesti tunnin tai kaksi ilman häiriötekijöitä. Huomaan silloin, että saan ihan älyttömän paljon enemmän aikaiseksi ja siitä tulee hyvä fiilis. Työtehtävän päätyttyä katson kuinka moni ihminen on mua kaivannut ja missä kanavissa ja mietin mihin hommaan seuraavaksi tartun. Pakotan itseni tekemään vain yhtä asiaa kerrallaan ja unohtamaan silloin kaiken muun. Jos mulla on samaan aikaan ajatukset vähän tuossa ja tässä projektissa, ideoimassa jotakin uutta ja suunnittelemassa kuvauksia, on sanomattakin selvää, etten pysty keskittymään meneillään olevaan asiaan riittävällä intensiteetillä.

Sama pätee elämässä kaikkeen. Jos laitat samalla ruokaa, kirjoitat sähköpostia, katsot telkkaria, ideoit tulevaa päivää, yrität vastailla lasten kysymyksiin ja täytellä siinä vielä jotain koulun kaavakkeita, niin voit olla varma, että joku asia kärsii. Saat vähintäänkin itsesi todella hermostuneeseen ja ylikuormittuneeseen tilaan, jos ei muuta. Lapset eivät ainakaan saisi kärsiä tällaisesta elämäntyylistä eikä lapsille saa opettaa, että pitää tehdä montaa asiaa yhtä aikaa! Elämässä on kuitenkin vain rajallinen määrä aikaa viettää omien lasten kanssa. Arki-iltaisin sitä aikaa on vain muutama tunti ja jos senkin ajan kommunikoit lasten kanssa paistinlasta toisessa kädessä ja puhelin toisessa, niin ei niissä tilanteissa välttämättä olla kovinkaan läsnä. Usein juuri näissä tilanteissa vastaukset lasten asioihin ovat luokkaa mmmh, joo, okei… Tilanteet omasta elämästä, joten en yhtään yritä nostaa itseäni mihinkään jakkaralle. Parantamisen varaa on paljon.

Muutama käytännön vinkki helpottamaan kiirettä/stressiä:

1. Lue sähköpostit vain kolmena ajankohtana päivässä ja tee niille heti tarvittavat toimenpiteet. Vastaa meileihin heti, jos mahdollista. Ne joihin ei voi vastata, kalenteroi ne työtehtäviksi itsellesi.
2. Sulje kaikki häiriötekijät ja keskity vain yhteen asiaan kerrallaan (sähköposti, somet, puhelin).
3. Älä yritä tehdä liian pitkiä jaksoja töitä kerrallaan, vaan tee tunti, korkeintaan kaksi tuntia yhtäjaksoisesti. Käy välillä kävelemässä pikkuisen, pyörittele hartioita, keitä kahvit ja muista juoda riittävästi vettä, niin viimeistään vessassakäynnit rytmittävät tekemistä.
4. Kun et ole töissä, et ole töissä. Yritä olla ajattelematta työasioita ja keskity elämiseen. Nauti, hengitä, harrasta! Silloin kun olet levännyt vapaa-ajalla ja tehnyt asioita, joista nautit, sulla on paljon enemmän annettavaa työpaikalla!
5. Vapaa-ajalla laita sähköpostin ilmoitukset pois päältä äläkä vilkuile tulleita sähköposteja. Vaikka et niihin reagoisi, ne otsikot ja kiirettä ilmaisevat punaiset huutomerkit jäävät jäytämään takaraivoon ja luo sitä ahdistavaa kiireen tunnetta. Sitten kun teet töitä, teet töitä, vapaa-ajalla ei tehdä töitä.

Rentouttavaa viikonloppua! Jos sinulla on viikonloppu töistä vapaata, yritä jättää ne työasiat kokonaan työpaikalle ja täysin pois mielestä. Tule kertomaan maanantaina oliko erilainen fiilis aloittaa työviikko?